Inköp och lagkassa

Inköpsbehov och utgifter uppstår regelbundet för ett lag. Här kan du läsa om vad som gäller kring lagkassa och för olika typer av inköp.

Dessa utgifter står föreningen för till ungdomslag:

Startkit för förstaårslag: Koner, västar, pump, sjukvårdsväska målvaktströja, målvaktshandskar, en boll per spelare.
Plan och hallhyra: Använd så långt som möjligt B-planen (Multiarenan) och Prefab som föreningen själva förfogar över. Stora konstgräsplanen, A-planen, ägs av kommunen vilket innebär kostnader för föreningen för varje bokning.
Domaravgifter
Fotbollar: Ungdomslag får nya bollar i samband med storleksbyte.
Matchtröjor
Anmälningsavgifter för serier och max två cuper per lag och säsong. Fler cuper bekostas av lagkassa. Lagen ansvarar själva för att anmäla sitt lag till cuper. Betalningsunderlag skickas sedan till kansliet som betalar anmälningsavgiften. Detta gäller oavsett om det är lagkassan eller sektionen som står för avgifterna.
Vid resa till bortamatch som arrangeras av Västerbottens/Svenska fotbollsförbundet står Sävar IK för busskostnader. Även för övriga bortamatcher om resvägen till bortamatch överstiger 80 km enkel väg. Minibuss ska inte användas.
Läger i VFF:s regi: De två första breddlägren betalas av spelarnas föräldrar. Senare verksamhet betalas av föreningen.

Exempel på utgifter som lagkassor eller föräldrar står för är:

Deltagaravgifter till cuper (mat och logi)
Resor i samband med cuper
Overaller
Förbrukningsartiklar till sjukvårdsväska
All annan fotbollsutrustning förutom matchtröjan
De två första VFF lägren (ansvarig lagtränare ansvarar för att anmäla i Fogis. Fotbollssektionen förskotterar avgiften och kansliet fakturerar familjen).

Rutiner för inköp

Alla större inköp ska godkännas av fotbollens styrelse innan köp eller beställning. Vid inköp av kläder och material ska ledare kontakta teamet för Kläder och material. För övriga större inköp kontaktas sektionens kassör, ordförande eller så ser man till att frågan lyfts vid sektionens styrelsemöte. Efter ett godkännande kan beställning göras. Fakturan ska märkas med lagets namn och sektion.

Inköp över 25 000 kr ska dubbelattesteras av både sektions- och föreningskassör

Ekonomihandboken för ledare (pdf i Sävar IK:s gemensamma dokument)

Kontakta kassör eller team Kläder och material

Lagkassa

Alla lag som har egna utgifter måste hantera dessa genom en lagkassa. Det är inte tillåtet att använda ett privat bankkonto för att hantera lagets inkomster och utgifter.

Laget kan starta en lagkassa genom att kontakta kansliet. Laget måste också utse någon som ansvarar för lagkassan. Ansvarig person ska meddelas till kansliet.

Laget väljer själv hur de arbetar in pengar till sin lagkassa. Det kan till exempel vara genom försäljning eller andra uppdrag.

Rutiner för betalning med och uttag från lagkassa

Beställningar som görs för laget och som skall belasta lagkassan:

Utsedd person kontaktar leverantör. Meddela att fakturan ska märkas med lag och referens. Leverantören fakturerar klubben.
Beställaren meddelar kassör om beställningen, förväntad kostnad och att den ska belasta lagkassan.
Kansliet lägger upp fakturan för betalning, kassören meddelas för kontering och attestering

Inbetalningar till lagkassan:

Betalas till föreningens bankgironummer
Märk betalningen Lagkassa och lagnamn, t.ex. P06 (pojkar 06). Vill man ha mer text t.ex. fika, så läggs det efteråt, till exempel Lagk.P06 fika.
Vid större summor kontanter, kontakta kansliet för information

Seniorlagens ekonomi

Fotbollssektionens seniorlag har egna separata budgetar och ska i januari varje år lämna en budgetplan till sektionens ordförande. Budgetansvarig i laget ansvarar för att ekonomin följs upp och anpassas till budget.

Om resvägen till bortamatch överstiger 80 km enkel väg står sektionen för milersättning till chaufför som kör egen bil (samåkning är en förutsättning) alt busskostnader inkl chaufför. Buss skall bokas enligt gällande dokument på hemsidan.